טיפים לשימוש בדואר אלקטרוני

שימוש בדואר אלקטרוני מחו"ל

ההגדרות :

(שרת הדואר של הפקולטה): IMAP or POP3 server = mail.eng.tau.ac.il

שרת הדואר המקומי SMTP server =

בכול מקרה יש להתייעץ עם מנהל הרשת המקומית לגבי שם שרת הדואר המקומי.

הדרך המומלצת ביותר היא שימוש ישיר באתר הדואר של הפקולטה ב- Web:

http://mail.eng.tau.ac.il

דרך נוספת להגיע לאתר זה: כנס לאתר הפקולטה, לחץ על "שירותים ממוחשבים" ואז לחץ "דואר אלקטרוני בפקולטה" לקריאת דואר.

כדי למחוק מכתב לוחצים על כפתור move ל- mailbox בשם neomail-trash. אחר כך לוחצים על כפתור empty trash. למחיקה מידית לוחצים על כפתור move ל- mailbox בשם DELETE-NOW.

מחיקת מכתבים מתיבת הדואר

משתמשים שמדליקים את האופציה Leave mail on server יופתעו לגלות

שתיבת הדואר שלהם הולכת ותופחת. הסיבה לכך היא שמספר תוכנות דואר

לא מוחקות בפועל את המכתבים אלא פשוט מסתירות אותם.

כדי לנקות באמת את תיבת הדואר צריך לכבות את האופציה; למחוק ואז להדליק

בחזרה או להשתמש בתוכנות שמציגות את המצב כמו שהוא באמת.

אנו ממליצים לבצע את העבודה עם ה-pine, webmail או כל תוכנה אחרת שעובדת

עם IMAP במקום POP3. (יש לזכור לא לגשת לדואר עם שתי תוכנות בו זמנית)

http://mail.eng.tau.ac.il - הצורה המומלצת לניקוי תיבת הדואר בשלשה שלבים:

Select the messages that you want to delete and move it to
the folder  --DELETE--  (See the picture)

Eudora or OutLook (POP3) users can do it by temporarily turning off the "Leave Messages On Server",
deleting the message and turning the flag back on.

In Pine it is natural to mark the messages for delete and then "x" for eXpunge.

קבצים משונים בדואר או attachment

קיבלתי מכתב ובו attachment לא קריא מסוג MS-TNEF. מה לעשות עם ה- attachment הזה?

נספח מסוג MS-TNEF (Transport Neutral Encapsulation Format) מסמן שהמכתב הוכן עם תוכנת עיבוד תמלילים של חברת Microsoft וכלל טכסט מועשר בגופנים מסוגים, גדלים וצבעים שונים (Rich Text). המכתב התקבל בתוכנת mailer שאינו מבין את תקן MS-TNEF. אם המכתב נכתב בשפה אנגלית, ניתן לקרוא את הטכסט ולהתעלם מהנספח. אחרת יש לבקש מהשולח שישלח את המכתב כולו כ- attachment.

שימוש ב- (BCC) Blind Carbon Copy

כאשר אותו מכתב נשלח לנמענים רבים (שנבחרו מפנקס הכתובות או לפי רשימת תפוצה), את הכתובות יש להכניס לשורת ההעתק המוסתר (bcc:) ולא בשורת היעד (To:). כך לא יופיעו השורות הרבות של הכתובות בתחילת המכתב שמקבל כל נמען.

מקבלים שורת bcc ע"י לחיצה על Ctrl-R (שפירושו Rich Header) ב- Pine , וע"י בחירת Bcc Field בתפריט View של New Message ב- Outlook.

המרות קבצי דואר

בדף http://www.interguru.com/mailconv.htm ישנן תוכנות להמרת קובצי פנקס כתובות בין תוכנות דואר שונות.
משלוח מסרים לסגל

כדי להפיץ הודעה בתוך הפקולטה יש לשלוח את ההודעה במבנה מסויים לכתובת msgs@eng.tau.ac.il
(לבירור אפשר לפנות לאודי מוטלו בטל' 9446).

קיימות רשימות (קבוצות) שניתן לשלוח אליהן בשיטה זו. מי שמעונין בשרות זה, מוזמן לשלוח
את רשימת הכתובות לאודי מוטלו (טל' 9446) ויצורף לתוכנית. שימו לב – אין כל כוונה לתחזק את
ה- addressbook הפרטי של המשתמש. התוכנית נועדה לרשימות תפוצה ציבוריות
כמו מועצת הפקולטה או כל החברים בקבוצת עבודה וכדומה.

אם ההודעה נשלחת ארוכה או כוללת קובץ נספח, מומלץ לשלוח הודעה שכוללת רק הפנייה לדף אינטרנט שממנו ניגשים למידע שרוצים לפרסם. ע"י כך מקטינים את נפח הדואר הנשלח. לכל משתמש מוגדר דף אישי באינטרנט (ראה עמ' 52).

קיימת גם אפשרות לבנות addressbook ליחידים עם רשימות תפוצה פרטיות בעזרת
תוכנת procmail. היתרון במנגנון זה, שהוא בלתי תלוי בפורמטים השונים של תוכנות הדואר

השונות והרשימות יושבות ב- ayalon , כך שאין צורך להעתיק אותן מPC ל PC.

קביעת תא דואר אלקטרוני פעיל.

בעבר היו תלונות של חברי סגל, שדואר חשוב ששלחו לחבר סגל אחר לא זכה לתגובה. בכל המקרים האלה השולח השתמש בספר כתובות אוניברסיטאי ולא בכתובת שקיבל ישירות מהנמען. הסתבר שהנמען אינו קורא דואר בכתובת אליה נשלחה ההודעה.

יש לדעת, שבכל פתיחת חשבון על מחשב כלשהו (לדוגמא eng, post, tauex), נפתח גם חשבון דואר אלקטרוני. לכל המתחברים למחשב האוניברסיטה באמצעות מודם יש חשבון ב- post. לכל משתמשי "המשרד הממוחשב" נפתח חשבון ב- tauex. גם אם אין בכוונת בעל החשבון להשתמש באותה תיבת דואר, מערכת ההפעלה שולחת הודעות לתיבה כזו בנושאים כמו דרישה לתשלום שנתי, דרישה להקטנת נפח תא הדואר או דרישה להחלפת סיסמא. באין תגובה להודעות אלה, חשבון המחשב עלול להינעל והודעות בדוא"ל ימחקו אוטומטית בלי ידיעת השולח. מדיניות זו היא כלל אוניברסיטאית ואינה מיוחדת לפקולטה. איש הסגל חייב לדעת בכל חשבונות המחשב שלו את שם המשתמש והסיסמא המיוחדים לחשבון. יש לבקש סגירת חשבונות מחשב שאינם בשימוש.

קיימים מספר מנגנונים שיכולים למנוע אי הגעת דואר:

1. חבר הסגל מתבקש לבדוק שפרטיו, כולל חשבון דוא"ל הפעיל, רשומים נכון במסד הנתונים האוניברסיטאי. הבדיקה היא באתר האוניברסיטה http://mytau.tau.ac.il . לאחר העדכון לוחצים על “Update/Confirm” ומוודאים נכונות הפרטים. (הערה: חשבון דואר אלקטרוני אוניברסיטאי נפוץ הוא מהצורה: user123@eng.tau.ac.il או user123@post.tau.ac.il או user123@tauex.tau.ac.il.)

2. במחשב שבו חשבון הדואר אינו נקרא לעיתים קרובות או בכלל יש להשאיר פקודת forward. עבור חשבונות post שלא נקראים יש למלא את שם תא הדואר הפעיל באתר האינטרנט:http://www.tau.ac.il/forward כדי שהודעות הדואר שמתקבלות ב- post יעברו אוטומטית לחשבון הפעיל. באופן דומה עבור חשבונות eng לא פעילים האתר הוא: http://mail.eng.tau.ac.il/ . לחשבונות לא פעילים ב- tauex אין מנגנון forward. לאחר העברת ההודעה היא נמחקת במקור, אלא אם המשתמש סימן אחרת.

3. ניתן ליידע באופן אוטומטי משתמשים השולחים דואר לכתובת לא רצויה על ידי מנגנון vacation (שנקרא out of office ב- tauex). ראה אתרי האינטרנט: http://www.tau.ac.il/vacation, http://mail.eng.tau.ac.il/ . ב- Outlook C&W בוחרים בתפריט "כלים" את “Out of Office Assistant”. השולח יקבל אוטומטית תשובה שחוברה ע"י המשתמש, שבה יוכל לציין את כתובת הדואר הרצויה.

מומלץ לפחות פעם בחודש לבדוק תוכן של כל תיבת דואר, גם אם היא לא משמשת לעבודה שוטפת.

דואר אלקטרוני בזמן היעדרות

שירותי "עקוב אחרי" ו "משיבון אוטומטי" דרך ה- Web ובאיילון (ayalon )

ישנם ארבע שלבים להפעלה או ביטול של מענה אוטומטי בדואר אלקטרוני. נכנסים לדואר בגלישה:  http://mail.eng.tau.ac.il   ועוקבים אחר המספרים המצויירים

החץ בצד ימין אומר לרדת לסוף הדף

הגנה מוירוסים בשרת הדואר הפקולטי

בחודש נובמבר הכנסנו לפעולה מסננן דואר כנגד הוירוסים. המסנן פועל בשלושה
שלבים: סינון ראשוני לפי טקסט ידוע מראש; בדיקה בעזרת התוכנה F-prot;

וכשלב אחרון שינוי שמות של קבצים כדי למנוע מהמחשב להריץ נספחים (attachments) בצורה אוטומטית.

יתרונות השיטה:

* מרבית הוירוסים נזרקים מהמערכת לפני שיבואו במגע עם מערכות קבצים שבקבוצת הסיכון!

* במערכת ההפעלה UNIX ניתן לבצע חיפוש מתוחכם של טקסט בצורה קלה למפעיל
ובמיקרים מסוימים אין צורך בחתימה של הוירוס. לדוגמה סיננו את הוירוס שמופץ
עם שומר המסך ברגע שנמסר לנו הטקסט המאפיין שלו.

* פוטר אותנו מפרדוקס - מכונה אשר בודקת הימצאות של וירוסים יכולה להידבק בעצמה!

אין לוותר על הרצת תוכנת אנטי וירוס במחשב האישי !

תמונת מצב:

1. בגלל החסרונות שמנינו קבצים ששמותיהם מסתיימים ב-
.exe, .com, .bat, .vbs, .sbs, .scr, .pif
ישנו את שמם ל-

_exe, _com, _bat, _vbs, _sbs, _scr, _pif

לדוגמה: magnet.exe יגיע כ- magnet_exe אחרי בדיקה של
האנטי וירוס המקומי אפשר לשנות את שמו חזרה למקור.

הערה: הוירוס יכול להגיע גם בצורות אחרות, כמו תמונה (.gif) או סרט (mpeg)
אך כפשרה נבחרו רק המקרים הנפוצים.

2. מכתב שנמצא בו וירוס ימחק והודעה תשלח לנמען בצרוף הכותרת של המכתב.

3. מכתבים שנושאים טקסט מאפיין (כמו "LOVEYOU", "Hi! How are you…")
נפלטים מיד מפני שרובם (כולם) לא נשלחים בצורה יזומה.

4. (SPAM) Junk Mail - קשה לסנן הודעות פרסומת ומכתבי נאצה. כרגע מסוננות הודעות שבכותרתן מופיעה casino, viagra, gamemachine ומכתבים שמיועדים למקומות לא הגיוניים או מגיעים ממקומות לא רצויים. בנושא זה נשמח לשיתוף פעולה מצד המשתמשים: מילות מפתח? מאפיינים נוספים... מכתבים החשודים כ"דואר זבל" נשלחים להסגר ואינם מגיעים לתיבות הדואר של המקבל. ניתן לברר אצל אודי מוטלו, טל' 9446 האם מכתב שלא הגיע ליעדו נשלח להסגר.

קיימת אפשרות של סינון דואר בצורה אישית. אפשר לפנות בבקשות לאודי מוטלו , טל' 9446 .

קריאת מסרים בעברית

במחשב Unix / Linux ניתן לקרוא דואר בעברית בעזרת דפדפן FireFox או heb-pine.

ב- MS-Windows, אם הטכסט מגיע לא קריא, יש לשמור אותו כקובץ ולפתוח את הקובץ עם Notepad.exe. אם המילים הפוכות, ניתן לתקן זאת על ידי הפעלת תוכנה בשם ASCI.EXE . אם רוצים לעבוד עם PC-Pine בגירסה מעל 4.43, בוחרים גופן Fixedsys בתפריט Config, Set Windows Font. אפשרות נוספת היא לגשת עם תוכנות TeraTerm או Putty ל- ayalon, ושם לקרוא דואר ב- pine (למעשה ב- heb-pine). ב- Teraterm בוחרים גופן Fixedsys בתפריט Setup, Font . ב- Putty מצב ה- translation הוא ISO-8859-8 בתפריט Change Settings.